Các dịch vụ của trung
tâm tổ chức hội nghị
Dịch
vụ lưu trú và ăn uống:
Dịch vụ lưu trú: công ty có thể chỉ
phải tổ chức việc lưu trú cho những khách mời ở xa phải đến trước ngày diễn ra
hội nghị. Trong trường hợp địa điểm tổ chức ở tỉnh khác không phải Hà Nội và
thời gian diễn ra trong 2 ngày thì công ty phải tổ chức lưu trú cho cả đoàn.
Khách sạn cho khách ở có thứ hạng từ 3 sao trở nên, sạch sẽ, chất lượng dịch vụ
tương đối cao đồng thời gần nơi diễn ra hội nghị, thuận tiện giao thông để việc
di chuyển của khách tới hội nghị dễ dàng hơn. Nếu hội nghị tổ chức ở khách sạn
thì tốt hơn hết là để khách lưu trú ngay tại khách sạn đó. Tất cả các phòng
phục vụ khách đều cùng hạng, chất lượng dịch vụ như nhau để tránh tình trạng
khách mời nhận thấy mình bị phân biệt đối xử.
Dịch vụ ăn uống:
-
Bữa ăn sáng: Công ty nên tổ chức bữa sáng tự
chọn để mọi người có cơ hội làm quen và trao đổi với nhau. Bàn để thức ăn được
kê làm 2 dãy hoặc nhiều hơn với các món ăn như nhau để tránh tình trạng khách
chờ đợi vì số lượng khách tham dự rất đông. Dụng cụ ăn luôn phải bày nhiều hơn
số lượng khách để dự phòng trường hợp khách làm bẩn dụng cụ đó thì đã có cái
khác thay thế ngay.
-
Đồ ăn trong giờ giải lao: giờ nghỉ giải lao giữa
giờ chỉ nên phục vụ khách sữa, bánh kem, hoặc hoa quả, nước giải khát để ở
phòng chờ.
-
Bữa ăn trưa: bữa trưa là bữa ăn chính nên rất
quan trọng. Công ty nên lựa chọn thực đơn theo mùa để có nguồn thực phẩm đa
dạng hơn và chú ý đến những món đặc sản của địa phương và dân tộc. Khi lên thực
đơn, công ty cần lưu ý đến điểm đặc biệt của những vị khách như: chế độ ăn
kiêng vì bệnh tật; những món kiêng kị theo tôn giáo... Đồ uống cũng được ghi rõ
trong thực đơn có thể là bia chai hoặc lon; rượu vang; nước ngọt... Trong thực
đơn cần ghi rõ nếu vị khách nào có nhu cầu đồ uống khác thì khách phải tự bỏ
tền ra để tránh những rắc rối, hiểu lầm không đáng có sau này.
- Bữa
ăn tối: đây thường là bữa ăn liên hoan, chia tay vì vậy cần được tổ chức long
trọng hơn và phải tạo được không khí sôi nổi. Công ty có thể tổ chức một bữa
tiệc đứng ngoài trời như ở bể bơi của khách sạn chẳng hạn. Không gian bữa tiệc
sẽ được trang trí tạo không khí ấm cúng, sang trọng. Món ăn được bày sẵn thành
một hay nhiều dãy và tách từng loại món ăn và đồ uống riêng biệt để tạo ra cảm
giác dồi dào. Chỗ ngồi có thể bố trí phân tán thành các cụm tránh ùn tắc. Số
lượng bàn ghế thường chiếm 1/3 số khách. Nếu khách dự có nhiều người cao tuổi
thì số bàn ghế tăng lên. Nhạc nền cho bữa tiệc thường là nhạc nhẹ, không quá ồn
ào để khách có thể trò chuyện với nhau. Trong buổi tiệc có
thể tổ chức chương trình thi Giọng hát
ngẫu hứng của các nhân viên và ban giám đốc trong tổng công ty để tăng thêm
phần hứng thú của buổi tiệc.
Quà tặng cho khách mời:
Tuỳ thuộc vào yêu cầu và ngân sách chi
cho quà tặng của chủ sở hữu hội nghị mà công ty đề ra những phương án cụ thể.
Thông thường quà tặng là bằng khen, cờ thi đua, tặng vật cho những cá nhân có
thành tích xuất sắc. Công ty sẽ đảm nhiệm việc mua sắm và đóng gói, trang trí
những món quà đó (trừ bằng khen và cờ thi đua). Những món quà cho khách mời,
đặc biệt là khách quan trọng phải được thảo luận trước với chủ hội nghị và được
bọc sang trọng, thể hiện thành ý của chủ hội nghị. Tốt nhất đó là những món quà
có kích thước vừa đủ cầm tay, không nên to quá gây khó khăn cho khách trong
việc cầm giữ.
Xem thêm
