Các công việc chuẩn bị trước khi diễn ra lễ khai mạc hội nghị

By: Unknown on 19:10

Các công việc chuẩn bị trước khi diễn ra lễ khai mạc hội nghị

Công việc chuẩn bị cho hội nghị là rất quan trọng, quyết định tới sự thành công hay thất bại của hội nghị. (Xem phụ lục 04: Các công việc cần chuẩn bị cho hội nghị ). Trước hết cần xác định các hạng mục công việc chính, từ đó xác định những hạng mục công việc bổ sung cho từng hạng mục công việc chính. Sau đó, lấy thời gian từ lúc lên kế hoạch đến lúc hội nghị khai mạc là khoảng thời gian khống chế rồi phân chia thời gian cho từng hạng mục công việc một cách hợp lý, ưu tiên những hạng mục công việc quan trọng. Thời gian dự phòng cho toàn bộ công việc cần được xác định rõ.

v Xây dựng và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp, xác nhận đặt dịch vụ: Sau khi nhận được yêu cầu từ phía khách hàng, công ty tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, ký kết hợp đồng. ( Xem phụ lục 05: Phiếu đặt dịch vụ ). Trong hợp đồng, công ty phải đề rõ những mốc thời gian trong tiến độ cung cấp của họ, đặc biệt là hạn chót cung cấp dịch vụ. Thời gian huỷ bỏ hay thay đổi dịch vụ mà không bị phạt nên được nêu cụ thể. Ngoài ra, bản kế hoạch công việc cũng cần phải đưa cho nhà cung cấp để họ nắm rõ được toàn bộ quá trình và thấy được tầm quan trọng của họ trong quá trình đó. Sau đó, ban tổ chức tiến hành đặt các dịch vụ, hàng hoá sau:

+       Thuê phòng hội nghị

+       Các trang thiết bị cần thiết

+       Phòng lưu trú

+       Đặt dịch vụ ăn uống

+       Dịch vụ vận chuyển

+       Tham quan

+       Dẫn chương trình, phiên dịch

+       Thuê thợ quay film, chụp ảnh

+       Các tiết mục văn nghệ

+       Pa- no, ap phích

+       Quà tặng

+       In ấn, photo copy

v Làm hồ sơ khách mời và phát thiệp mời:  Ban tổ chức sẽ liên hệ với bên khách hàng để có được danh sách khách tham dự càng sớm càng tốt, chú ý danh sách khách VIP được làm riêng. Những thông tin về khách mời mà công ty cần quan tâm: Tên, chức vụ, nơi công tác, địa chỉ liên lạc, tuổi tác, tôn giáo, những chú ý đặc biệt trong chế độ ăn kiêng vì bệnh tật (nếu có). Những thông tin trên không chỉ để tiến hành làm hồ sơ khách mời mà còn giúp cho việc đặt dịch vụ trong hội nghị để mang lại sự hài lòng cao nhất. Nội dung thiệp mời gồm những nội dung sau:

+       Số thứ tự của thiệp ( Mã số )

+       Tên hội nghị

+       Mô tả hội nghị

+       Ngày

+       Gìơ ( khai mạc và bế mạc )

+       Địa điểm tổ chức

+       Chỉ dẫn cần thiết, nơi đỗ xe

+       Trang phục

+       Địa chỉ, số điện thoại, fax hồi âm (của công ty Sao Việt )

+       Phong bì hồi âm

Ban tổ chức cần đặt hòm thư trước với bưu điện, rà soát lại nhiều lần việc thiết kế thiệp mời, ít nhất là 2 lần và tiến hành in. Khi phát thiệp mời cần chú ý để ý đến tiến độ và lịch trình giao thư của bưu điện để tính toán thời gian bắt đầu gửi cho hợp lý và thường xuyên kiểm tra xem người được mời đã nhận được thiệp chưa (có thể bằng cách gọi điện cho họ). Theo dõi hồi âm của khách mời vô cùng quan trọng để tiến hành đặt và xác nhận các dịch vụ lần cuối.

v Tiến hành kiểm tra lại các dịch vụ lần cuối cùng: Sau khi đã đặt xác nhận các dịch vụ, ban tổ chức tiến hành kiểm tra các dịch vụ mà nhà cung cấp bàn giao trước khi hội nghị diễn ra để đảm bảo mọi thứ đều hoàn hảo và đầy đủ. Nội dung kiểm tra bao gồm:

+        kiểm tra vệ sinh phòng ốc

+        tình trạng hoạt động của các trang thiết bị

+        trang trí sân khấu

+        Bố trí bàn ghế trong phòng

+        bố trí trong phòng họp

+        âm thanh và ánh sáng trong phòng

+        kiểm tra chất lượng và độ an toàn của xe

+        xem diễn tập các tiết mục văn nghệ

+        kiểm tra thực đơn món ăn

Kiểm tra pa- no, ap phich